Privacyverklaring BE-FIT

Wie is verantwoordelijk voor je gegevens

BE-FIT is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van je persoonsgegevens.

BE-FIT
Oude Weerlaan 29B
2181 HX Hillegom
Nederland
KvK 89872851

Voor vragen over privacy of over deze verklaring kun je terecht bij Brian de Vries, contactpersoon voor privacyzaken, via Service@be-fithillegom.nl.

Welke gegevens we verwerken

We verwerken alleen gegevens die nodig zijn om je als lid te begeleiden, je training en voeding te ondersteunen en onze diensten te leveren. Hieronder staat per categorie welke gegevens dat zijn.

Gewone persoonsgegevens

Bij je aanmelding en tijdens je lidmaatschap verwerken we je voor- en achternaam, e-mailadres, telefoonnummer, geslacht en adresgegevens (straat, huisnummer, postcode en woonplaats). Ook leggen we een contactpersoon voor noodgevallen vast met naam en telefoonnummer, zodat we bij een incident in de studio snel iemand kunnen bereiken. Voor je account bewaren we je inloggegevens, waarbij je wachtwoord altijd versleuteld (gehasht) wordt opgeslagen en voor niemand leesbaar is.

Gezondheidsgegevens (bijzondere persoonsgegevens)

Omdat BE-FIT een sportstudio is die je persoonlijk begeleidt, verwerken we gezondheidsgegevens. Dit zijn bijzondere persoonsgegevens die extra bescherming genieten. Wij verwerken deze uitsluitend met jouw toestemming en alleen voor jouw begeleiding. Het gaat om:

• De BE-FIT scan, een vragenlijst waarmee we op basis van leefstijl en hormoonprofiel een passend trainingsschema samenstellen, inclusief de antwoorden en de daaruit berekende profielen.
• Lichaamsmetingen via het InBody-systeem, zoals gewicht, lengte, vetpercentage, spiermassa, viscerale vetwaarde, lichaamswater en verwante waarden.
• Handmatige metingen en voortgangsfoto's die je zelf of je coach vastlegt om je voortgang te volgen.
• Blessure-informatie, zoals het type blessure, de locatie op het lichaam, ernst, behandelplan en eventuele beperkingen, zodat we je training daarop kunnen aanpassen.
• Een medische intake (PAR-Q), een gezondheidsvragenlijst die je bij aanvang invult en digitaal ondertekent, zodat we weten of trainen voor jou verantwoord is.
• Voedingsgegevens die je bijhoudt in het eetdagboek, waaronder maaltijden, voedingswaarden, gewicht en waterinname, eventueel met foto's.
• Gezondheids- en activiteitsgegevens die je zelf toevoegt of die je koppelt vanuit Apple Health of Google Fit, zoals stappen, slaap, hartslag en verbruikte energie. Deze koppeling gebeurt alleen als je daar zelf voor kiest.

Financiële gegevens

Voor de afhandeling van je lidmaatschap en betalingen verwerken we je rekeninggegevens (IBAN, tenaamstelling) voor automatische incasso, en gegevens over je abonnement, betalingen en facturen. Betalingen lopen via onze betaaldienstverlener, die je betaalgegevens veilig verwerkt.

Gegevens die je zelf invoert

Via het platform kun je berichten sturen naar je coach, notities maken, recepten indienen, boodschappenlijsten bijhouden en bestanden of foto's uploaden. Deze door jou ingevoerde inhoud slaan we op als onderdeel van je dossier.

Technische gegevens

Bij het gebruik van het platform leggen we beperkte technische gegevens vast die nodig zijn voor de beveiliging en goede werking, zoals je IP-adres bij bepaalde acties, het apparaat waarmee je inlogt en het tijdstip van je laatste activiteit. Als je toestemming geeft voor meldingen, bewaren we de technische gegevens die nodig zijn om die meldingen naar je apparaat te sturen.

Waarom we je gegevens verwerken

We verwerken je gegevens voor de volgende doelen:

• Om je lidmaatschap uit te voeren en je persoonlijk te begeleiden bij training en voeding.
• Om een op jou afgestemd trainingsschema en voedingsadvies samen te stellen op basis van je scan, metingen en doelen.
• Om je afspraken en sessies in te plannen en je daaraan te herinneren.
• Om betalingen en facturen af te handelen.
• Om met je te communiceren via de chat en meldingen over zaken die je lidmaatschap betreffen.
• Om onze dienstverlening te verbeteren en de veiligheid en goede werking van het platform te waarborgen.
• Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals de fiscale bewaarplicht.

Op welke grondslag we je gegevens verwerken

Voor de meeste verwerkingen baseren we ons op de uitvoering van de overeenkomst die we met je aangaan als je lid wordt. Voor het verwerken van je gezondheidsgegevens baseren we ons op jouw uitdrukkelijke toestemming, die je op elk moment weer kunt intrekken. Voor sommige verwerkingen, zoals de fiscale administratie, geldt een wettelijke verplichting. Waar we ons op een gerechtvaardigd belang baseren, zoals de beveiliging van het platform, wegen we jouw belangen zorgvuldig mee.

Met wie we je gegevens delen

We verkopen je gegevens nooit. We delen ze alleen met partijen die ons helpen onze diensten te leveren, en alleen voor zover dat nodig is. Met deze partijen hebben we afspraken gemaakt over een zorgvuldige en veilige omgang met je gegevens. Het gaat om:

• Onze betaaldienstverlener, voor het afhandelen van betalingen en incasso. Hiervoor worden je naam, e-mailadres, betaalgegevens en het te betalen bedrag verwerkt.
• De leverancier van het InBody-metingssysteem, voor het uitlezen en opslaan van je lichaamsmetingen. Je metingen worden gekoppeld op basis van een lidnummer.
• Onze boekhoudsoftware, voor het opstellen en verwerken van facturen. Hiervoor worden je naam, contactgegevens en factuurbedragen verwerkt.
• Een dienst voor de automatische controle van geüploade afbeeldingen in de chat, om ongepaste inhoud te weren. Deze controle vindt alleen plaats waar dat van toepassing is.
• Een dienst voor het versturen van meldingen naar je apparaat, als je daar toestemming voor hebt gegeven.
• Onze e-maildienstverlener, voor het versturen van e-mails die je lidmaatschap betreffen.
• Voor het automatisch genereren van algemene voedings- en receptinformatie maken we gebruik van een externe dienst. Hierbij worden geen persoonsgegevens meegestuurd, alleen algemene voedingsinhoud.

Je gegevens worden binnen de Europese Economische Ruimte verwerkt, of onder passende waarborgen als een dienst gegevens daarbuiten verwerkt.

Hoe lang we je gegevens bewaren

We bewaren je gegevens niet langer dan nodig. Zolang je lid bent, bewaren we je dossier om je te kunnen begeleiden. Na beëindiging van je lidmaatschap verwijderen of anonimiseren we je persoonsgegevens, met uitzondering van gegevens waarvoor een wettelijke bewaarplicht geldt. Voor financiële en fiscale gegevens, zoals facturen en betalingen, geldt een wettelijke bewaartermijn van zeven jaar. Deze gegevens bewaren we in geanonimiseerde of beperkte vorm zolang de bewaarplicht loopt. De antwoorden op je BE-FIT scan zijn dertig dagen geldig voor het samenstellen van een actueel trainingsschema.

Jouw rechten

Je hebt op grond van de AVG verschillende rechten met betrekking tot je gegevens:

• Je hebt recht op inzage in de gegevens die we van je verwerken. Via het platform kun je een export van je volledige dossier opvragen.
• Je hebt recht op correctie van onjuiste gegevens.
• Je hebt recht op verwijdering van je gegevens, voor zover er geen wettelijke bewaarplicht in de weg staat. Je kunt hiervoor een verzoek indienen, dat wij vervolgens verwerken.
• Je hebt recht om je toestemming voor het verwerken van gezondheidsgegevens op elk moment in te trekken.
• Je hebt recht op beperking van de verwerking en recht op overdraagbaarheid van je gegevens.
• Je hebt het recht bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen.

Wil je een van deze rechten uitoefenen, neem dan contact op via Service@be-fithillegom.nl. We reageren zo snel mogelijk en uiterlijk binnen de wettelijke termijn.

Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, dan heb je het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beveiligen. Je wachtwoord wordt versleuteld opgeslagen, de toegang tot je dossier is beperkt tot jouzelf en de medewerkers die je begeleiden, en gevoelige gegevens zijn extra afgeschermd. Het platform is uitsluitend bereikbaar via een beveiligde verbinding.

De app

De BE-FIT app toont hetzelfde beveiligde ledenplatform als de website, in een app-omgeving voor je telefoon. De app verwerkt dezelfde gegevens als hierboven beschreven en voegt daar geen aparte verzameling aan toe. De app verzamelt geen locatiegegevens en maakt geen gebruik van trackingtechnologie voor advertenties. Als je toestemming geeft voor meldingen, kan de app je op de hoogte houden van zaken die je lidmaatschap betreffen, zoals een aankomende sessie of een bericht van je coach.

Wijzigingen

We kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld als onze dienstverlening verandert of als de wet dat vraagt. De meest actuele versie vind je altijd op deze pagina, met bovenaan de datum van de laatste wijziging.